Datenschutzrichtlinie

1. Identität des Datenverantwortlichen

Der Datenverantwortliche ist: Life Beyond, gemeinnützige Organisation, mit Sitz in Lausanne, Schweiz Kontakt: contact@life-beyond.ch

Der Verband kann einen internen Dateimanager („Association Data Officer") benennen. Andernfalls übernimmt der Vorstand diese Verantwortung gemeinsam.

2. Zweck der Richtlinie

Diese Richtlinie definiert die Regeln für die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung, Sicherheit und Weitergabe von personenbezogenen, technischen und administrativen Daten innerhalb des Vereins Life Beyond, im Folgenden „LB".

Es gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften:

• der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar in der Europäischen Union;
• des Bundesdatenschutzgesetz (DSG) in der Schweiz in Kraft.

3. Umfang

Diese Richtlinie gilt für:

• die Mitglieder, Freiwilligen und Organe des Vereins;
• Partner, Teilnehmer an Aktivitäten und Veranstaltungen;
• jede Person, deren Daten von LB verarbeitet werden.

Es umfasst alle durchgeführten Behandlungen:

• persönlich oder online;
• auf Papier oder digitalen Medien;
• innerhalb der Europäischen Union und in der Schweiz.

4. Arten der verarbeiteten Daten

4.1 Personenbezogene Daten

LB kann insbesondere Folgendes verarbeiten:

• Identitätsdaten (Nachname, Vorname, Geburtsdatum);
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Informationen zum Studenten oder akademischen Status;
• digitale Kennungen (Konten, interne Plattformen);
• Daten aus Mitgliedschafts oder Aktivitätsteilnahmeformularen.

LB erhebt standardmäßig keine personenbezogenen Daten, die im Sinne der DSGVO und des DSG als sensibel gelten.

4.2 Wissenschaftliche und technische Daten

• Pläne, technische Zeichnungen, Prototypen;
• Messungen, Simulationen, Testergebnisse;
• interne Forschungsberichte.

Diese Daten fallen nur insoweit unter die DSGVO, als sie die Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen.

4.3 Verwaltungsdaten

• Buchhaltungsunterlagen;
• Rechnungen und Belege;
• Verträge und Partnerschafts oder Finanzierungsunterlagen.

4.4 Kommunikationsdaten

• Fotos, Videos, Veröffentlichungen;
• Inhalte der wissenschaftlichen oder institutionellen Kommunikation.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung durch LB erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

6. Rechtliche Grundsätze der Verarbeitung

6.1 Rechtmäßigkeit

Die Behandlung basiert auf:

• der ausdrücklichen Zustimmung (Mitgliedschaft, Newsletter);
• oder dem berechtigten Interesse von LB (internes Management, IT-Sicherheit, institutionelle Kommunikation).

6.2 Minimierung

Sammeln Sie nur das, was nach den Grundsätzen der DSGVO und des DSG erforderlich ist.

6.3 Genauigkeit und Aktualisierung

Die Mitglieder sind verpflichtet, veraltete Daten zu melden.

6.4 Speicherbeschränkungen

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die beabsichtigten Zwecke erforderlich ist.

6.5 Integrität und Vertraulichkeit

LB setzt angemessene Maßnahmen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff gemäß dem Grundsatz der angemessenen Sicherheit (DSGVO Art. 32, DSG Art. 8).

7. Erhaltung und Archivierung

• Persönliche Daten der Mitglieder: gelöscht oder anonymisiert 1 Jahr nach Beendigung ihrer Verpflichtung.
• Buchhaltungsunterlagen: nach 10 Jahren Speicherung gelöscht.
• Technische/wissenschaftliche Daten: werden solange aufbewahrt, wie sie für das Projekt nützlich sind.
• Veröffentlichte Inhalte: werden auf unbestimmte Zeit gespeichert, sofern kein berechtigter Löschungsantrag gestellt wird.

8. Datensicherheit

8.1 Technische Maßnahmen

• obligatorische Authentifizierung mit sicheren Passwörtern und, sofern verfügbar, Zwei-Faktor-Authentifizierung;
• Individueller Zugang zu den Plattformen, Konten werden nicht geteilt;
• regelmäßige Datensicherungen auf verschlüsselten Datenträgern oder in einer sicheren Cloud ausschließlich auf Servern der EU oder der Schweiz;
• Beschränkung der Zugriffsrechte nach Rollen.

8.2 Organisatorische Maßnahmen

• Sensibilisierung der Mitglieder;
• Vertraulichkeitsvereinbarungen für Mitglieder mit Zugriff auf sensible oder technische Daten.

8.3 Physische Unterstützung

• Computergeräte und Papierdokumente werden in verschlossenen Räumlichkeiten aufbewahrt;
• Beschränkter Zugang zu technischen Bereichen, in denen Prototypen enthalten sind.

9. Datenaustausch und übertragung

9.1 Akademische oder industrielle Partner

Jegliche Datenübertragung:

• muss durch die Projektziele gerechtfertigt sein;
• Erfordert die Zustimmung des Ausschusses.
• Wenn sensible technische Daten betroffen sind, muss eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) gelten.

9.2 Internationaler Transfer

In Übereinstimmung mit der DSGVO:

• Die Schweiz gilt als Land, das ein angemessenes Niveau an Datenschutz bietet.
• Überweisungen in ein Land, das nicht als angemessen anerkannt ist, erfordern Standardvertragsklauseln (SVK).

9.3 Öffentliche Kommunikation

Für die Veröffentlichung von Fotos, Ergebnissen oder technischen Inhalten ist eine Genehmigung erforderlich:

• vom Kommunikationsmanager
• und dem Ausschuss.

Identifizierbare Personen müssen ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung ihres Bildes gemäß den Anforderungen der DSGVO und des DSG geben.

10. Rechte des Einzelnen

Jede Person, deren Daten verarbeitet werden, kann Folgendes beantragen:

• Zugang zu seinen Daten;
• Berichtigung falscher Daten;
• Unterdrückung (Recht auf Vergessenwerden);
• Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• Portabilität seiner Daten;
• Informationen im Falle einer Datenschutzverletzung die ein Risiko darstellt.

Bewerbungen können gesendet werden an contact+data@life-beyond.ch. Ein Identitätsnachweis kann angefordert werden. Anträge werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet.

11. Datenschutzverletzung

Im Falle eines Zwischenfalls (Verlust, Datenleck, Hackerangriff):

1. Informieren Sie unverzüglich den Ausschuss;
2. Interne Risikoanalyse für die betroffenen Personen;
3. Sofortige Korrekturmaßnahmen (Zugriffsentzug, Wiederherstellung usw.);
4. Pflichtmeldung:
   • DSGVO: Meldung an die zuständige Behörde innerhalb von 72 Stunden, wenn ein hohes Risiko besteht.
   • Schweiz: Benachrichtigung mit angemessener Vorankündigung je nach Risikostufe (DSG Art. 24).
5. Den Vorfall für die interne Revision dokumentieren.

12. Revision

Diese Richtlinie wird jährlich oder im Falle von rechtlichen oder organisatorischen Änderungen überprüft.

13. Letzte Änderung

Diese Richtlinie wurde zuletzt am 26. Januar 2026 geändert.